O que é ERP?
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning ou Planejamento Integrado de Recursos.
É um sistema de gestão que conta com diversas soluções e informações.
Isso é possível devido ao seu banco de dados que opera em uma plataforma, em que permite a integração de todos as atividades de uma empresa, facilitando a comunicação entre si e o gerenciamento administrativo e executivo do negócio.
E o melhor, é um software para empresas de todos os tamanhos.
Então, a partir de agora, vamos conhecer o que é um ERP e para que serve?
Boa leitura!
Índice
1 – Surgimento do ERP
O ERP surgiu dentro da indústria, nos anos 50, devido a necessidade de um maior controle de produção, ou seja, conforme a necessidade de produção realizar a compra da matéria prima a ser utilizada nos produtos.
Porém, somente algumas empresas tinham acesso à tecnologia, pois, para esse recurso, era preciso investir em computadores e nem todos os empreendedores tinham condições financeiras para um investimento à altura.
Nos anos 70, a tecnologia passou a ter um papel muito importante no planejamento dos recursos de manufatura. A partir daí, aumentaram-se as chances dos projetos que deram início ao ERP de modo mais específico.
2 – Evolução do ERP
Com o passar dos anos, os softwares receberam mais recursos, passaram a ter mais funcionalidades e, também, o acesso ficou mais prático dentro de um curto período de tempo.
Em 1980, as redes de computadores, por sua vez, fizeram questão de tornar viável o sistema de gestão ERP, e assim, facilitou a sua implantação.
Não há dados sobre quando essas soluções foram classificadas como ERP, o que se sabe é que nos anos 80 também foi acrescentada a função de gerenciamento.
Atualmente o ERP é compreendido como um software de gestão ou conjunto de aplicações que:
- processa as informações da empresa;
- organiza o fluxo de processos;
- armazena os dados;
- interpreta as movimentações e gera relatórios com indicadores de desempenho do negócio, englobando todos processos de cada um dos setores da empresa.
3 – Para que serve o ERP?
O sistema de ERP serve para automatizar os processos de uma empresa.
Seu principal objetivo é integrar todos os departamentos e fluxos de informações de uma empresa em um único sistema com uma única base de dados que possa atender todas as necessidades da empresa.
O ERP integra o planejamento, a gestão e o uso de todos os recursos da empresa.
4 – Como funciona o sistema ERP dentro de uma empresa
Vamos utilizar um exemplo simples:
Se a empresa não utiliza o sistema ERP, quando a nota fiscal de compra dá entrada na empresa, são tiradas várias cópias e entregue aos setores responsáveis. Cada setor então, lança à sua maneira esta nota.
Com o ERP na entrada da mesma nota de compra, vamos lançá-la apenas uma única vez no sistema e as informações vão alimentar todos os outros departamentos.
O software conta com vários módulos, para tratar desde os aspectos operacionais até o mais estratégico em cada empresa:
- o nível de estoque;
- as movimentações de compras;
- o faturamento das vendas;
- as operações logísticas;
- o fluxo financeiro;
- a gestão dos recursos humanos;
- o controle da produção;
- a execução do planejamento orçamentário;
- a escrituração fiscal;
- os demonstrativos contábeis;
- as declarações eletrônicas obrigatórias aos órgãos governamentais;
- o acompanhamento das metas estabelecidas e;
- as interações com os clientes e fornecedores.
Desse modo, as informações ficam armazenadas em uma plataforma permitindo o acesso entre as diferentes áreas sem a necessidade presencial, bastando apenas um clique.
5 – Vantagens do ERP
Diversos fatores valorizam o investimento em um sistema ERP:
Controle e padronização de processos: quando a emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente e muitos outros são organizados e padronizados dentro do sistema, a empresa economiza o tempo tomado no registros e atividades realizado de forma manual e consequentemente melhora sua produtividade.
Visão e redução de erros: ao se observar todos os processos da empresa através de um software, fica muito mais claro enxergar em quais setores e pontos da empresa eles estão falhando. Desta maneira a tomada de decisões é rápida e inteligente, e pode reduzir drasticamente os erros em diversos níveis da empresa.
Redução de estoque: os softwares ERP permitem reduzir em até 32% o estoque na empresa, diminuindo gastos com produtos investidos e com local para guardar os produtos, isso sem perder a importante função de comprar os produtos e matérias primas com preços menores.
Redução de pessoal: como muitos processos são automatizados e agilizados, é possível diminuir em até 27% os colaboradores da empresa.
Aumento de produtividade e redução de erros: A produtividade aumenta em torno de 26% visto que os processos são automatizados e os erros são evitados. Por exemplo, os sistemas ERP evitam com que a logística despache produtos errados para clientes, ou então que ocorra erros na fabricação de produtos, evitando assim perder tempo e dinheiro.
6 – Como contratar
O que deve ser levado em conta na hora de contratar um ERP?
- Planejamento: você precisa saber o que esperar exatamente do seu ERP não só no primeiro momento, mas também na pós-compra.
Então, não considere apenas os resultados imediatos da compra de um novo sistema, mas exija do seu fornecedor que ele diga o que ele pode fazer para você, além daquilo que você já pediu durante o processo de compra do sistema.
- Contrate um fornecedor que conheça o seu segmento: sua é única, com uma personalidade única e com processos únicos. No momento em que você quiser inovar ou abranger um novo mercado, vai precisar de um software flexível o suficiente para incorporar essas novidades, e esse fornecedor tão segmentado pode não conseguir atender mais as suas demandas. Devido a isso é importante levar em consideração que o software ERP seja flexível para atender outras realidades.
- Contrate um ERP que exija menos suporte técnico: claro que o suporte técnico deve ser de qualidade, quanto a isso não resta a menor dúvida. Porém, quanto menos você precisar utilizar significa que a sua equipe está tendo autonomia. Contrate um fornecedor que ofereça essa autonomia para o seu negócio e que ofereça o treinamento necessário à sua equipe.
- Escolha um fornecedor que tenha credibilidade no mercado: naturalmente, você não vai comprar o sistema ERP de uma empresa que tenha má reputação ou um produto que tenha má reputação. Porém, não considere apenas a reputação da empresa ou não coloque isso como o elemento mais importante. A liderança é um valor, o líder não chegou lá por acaso. Mas, é preciso que esse valor entregue pelo fornecedor tenha valor para você também.
7- Quais módulos escolher
Obrigatoriamente os módulos de compras, vendas, financeiro e controle de estoque devem ser contratados.
Além destes, existem outros módulos que geram dúvidas da necessidade de contratação.
E como saber quais módulos vou precisar?
- Considere o volume: qual será o volume de processamento no módulo que será contratado? Este volume compensa todo a contratação do módulo com todas as dificuldades de implantação e de operação.
- Custo-benefício: deve ser levado em consideração o custo para implementação do ERP comparado ao custo atual do processo.
- Estratégia do seu negócio: verifique se a estratégia do seu negócio pede a automatização ou aperfeiçoamento do processo. Por exemplo: as vezes você tem poucas pessoas na equipe e estas possuem um grau de qualificação diferenciado ou um tipo de experiência importante e você não pode perder estas pessoas para o mercado. Então faz sentido você ter uma área de RH dentro da sua empresa e um software que meça a produtividade destas pessoas e não um sistema onde dê a operação da folha de pagamento e demonstração de holerites.
8 – Formatos de ERP
A escolha da melhor solução para a sua empresa passa pela decisão de contratar um software ERP local para instalação em servidores locais, contratar o ERP na nuvem (ERP como serviço – cloud) ao ERP híbrido.
- ERP na nuvem: Neste formato, os dados da empresa ficam hospedados em um servidor acessado pela internet. A empresa paga uma taxa mensal ou anual pela hospedagem. Apesar de ser uma solução mais leve e de baixo custo, apresenta uma grande variedade de recursos e funcionalidades.
- ERP em software: Quando a empresa resolve utilizar essa modalidade, também conhecida por on-premise, o sistema é instalado nos servidores e no hardware da empresa. Esse tipo costuma ser mais robusto e também são acessíveis remotamente. A empresa adquire a licença do software, e pode contar com assessoria da própria fornecedora da tecnologia. O custo deste tipo de ERP é mais alto que os demais, mas isto é compensado pela maior personalização de seus módulos.
- ERPs híbridos: São aqueles que utilizam, ao mesmo tempo, um sistema integrado em softwares e soluções em nuvem.
Esta configuração é interessante por associar a robustez do sistema a uma ampla gama de aplicativos, que permitem acesso a recursos poderosos de análises de dados e tendências de vendas.
Um exemplo típico do modelo híbrido é o da empresa que contrata o ERP como um software local, para ser instalado nos seus servidores, e coloca esse servidor para funcionar num data center, ou em algum servidor fora da empresa, acessado por Internet.
Desta maneira, a empresa mantém as vantagens do ERP instalado local, mas acrescenta segurança, uma vez que o data center possui uma equipe que cuida da segurança e conta com os técnicos que fazem esse monitoramento em tempo integral.
9 – ERP pago X gratuito
O universo de ERP gratuito é muito diversificado e existem inúmeras possibilidades. Já se foi o tempo em que o custo de um ERP era tão alto que apenas as grandes empresas conseguiam ter.
Existem sistemas de gestão completos que são gratuitos de verdade, já outros oferecem a versão freemium, onde alguns recursos são pagos e outros gratuitos e existem também os ERPs de baixo custo que tem recursos disponíveis que satisfazem as necessidades das pequenas empresas.
Mas, será que essa solução gratuita atende em sua totalidade às exigências do seu negócio?
A medida que as empresas crescem e aumentam o volume das suas operações, é comum que um ERP gratuito não consiga mais atender as necessidades da empresa. Chegou então, a hora de migrar para um ERP pago.
10 – ERP para e-commerce 
Nesse contexto dinâmico, onde a concorrência fica cada vez mais acirrada entre as lojas virtuais, é imprescindível buscar soluções e tendências para aumentar a competitividade dos negócios dentro de cada segmento
Desse modo, o ERP para e-commerce permite que você acompanhe todos os processos relacionados à loja virtual, sendo fundamental para identificar erros e acertos com mais precisão.
Além disso, a gestão de todas as etapas dos processos, em uma única ferramenta, é o maior benefício que o recurso proporciona em sua loja virtual. Como consequência, você e sua equipe conseguem economizar tempo e dinheiro com a centralização e a otimização dos processos.
No caso do ERP utilizado para e-commerce, o agrupamento de dados e processos ocorre dentro de um sistema que visa organizar melhor a rotina das lojas virtuais.
Tenha em mente que o ERP funciona como se fosse o cérebro da sua loja virtual. Todas as informações estão armazenadas nele, o que permite cruzamento de dados com mais facilidade e a obtenção de respostas em menos tempo. É importante investir na capacitação da equipe que vai trabalhar com a tecnologia ERP.
Pelos motivos apresentados acima, um sistema de ERP para e-commerce vai proporcionar uma melhor gestão à sua loja virtual e um crescimento seguro e sustentável.
Conclusão
É muito importante, mesmo que você esteja começando seu negócio ou seja pequeno já tenha um sistema de ERP, pois hoje há ofertas bastante viáveis e você já começa estruturado e automatizado.
Espero que este conteúdo tenha ajudado a entender o que é ERP.
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