Carteira digital: Como funciona e o que muda para as empresas?

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Carteira de trabalho digital: Como funciona e o que muda para as empresas?

Em setembro de 2019, o Governo Federal publicou a Portaria nº 1.065, que trata da carteira de trabalho digital. De acordo com a nova regra, a versão eletrônica passa a substituir a Carteira de Trabalho e Previdência Social em papel, documento obrigatório para qualquer pessoa física que venha a prestar algum serviço no mercado de trabalho.

Mas, afinal, o que é a carteira de trabalho digital? O que ela muda na vida dos empregadores e trabalhadores? Para responder a estas questões, explicamos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Se interessou? Continue acompanhando o post!

O que é carteira de trabalho digital?

Carteira de trabalho digital é um documento virtual que substitui a ctps física, criado pelo Ministério da Economia para modernizar o acesso ao histórico profissional. Ela pode ser acessada por todos os cidadãos brasileiros por meio do app ctps Digital, disponível para smartphones Android e iOS.

O app foi criado em 2017, mas só passou a substituir o documento em papel após a resolução recente do Governo Federal. Para usá-lo, basta baixá-lo gratuitamente na Apple Store ou na Play Store, ou pelo site https://servicos.mte.gov.br.

A carteira de trabalho digital traz diversos benefícios para as empresas e trabalhadores. Um dos principais é a agilidade na solicitação, já que não é mais preciso se deslocar e enfrentar filas para emitir o documento. Tudo é feito on-line, de forma rápida e prática.

Outra vantagem é a facilidade no acesso e consulta de informações. Com o app, os dados de todas as experiências trabalhistas ficam disponíveis em um único ambiente, otimizando a fiscalização dos vínculos empregatícios.

O que muda para o empregador?

A carteira de trabalho digital como substituta do documento físico traz mudanças significativas para as rotinas do departamento pessoal. Confira abaixo as principais diferenças e não seja pego de surpresa.

Integração com o eSocial

A carteira de trabalho digital será alimentada pelos dados do eSocial, plataforma que consolida todas as obrigações trabalhistas em um único lugar.

Aos empregadores que já são obrigados a utilizar o eSocial, basta continuar a enviar os dados de todos os trabalhadores para a plataforma. A informações que compõem a ctps serão disponibilizadas automaticamente aos colaboradores.

O lançamento adequado da admissão no sistema já vale como assinatura da carteira, tornando desnecessária a realização de qualquer validação em papel.

Mudanças nas anotações

Com a carteira de trabalho digital, os procedimentos de anotação deixam de existir, já que não há um sistema específico a ser alimentado pelo empregador. Como tudo é lançado no eSocial, os processos ficam menos burocráticos, pois a partir de agora não é mais preciso atualizar a CTPS física.

Porém, eventos como alteração salarial, férias e desligamentos não aparecerão automaticamente na carteira de trabalho digital. Primeiro, porque o prazo de registro dos dados no eSocial é de 15 dias após a ocorrência, na maioria dos casos; para desligamentos, o prazo é de 10 dias.

Outro motivo é o tempo de processamento dos dados: é preciso aguardar alguns dias entre a alteração feita no eSocial e sua aparição na carteira de trabalho, para que as informações sejam devidamente analisadas e lançadas corretamente.

Uso da carteira física

Por lei, agora a CTPS em papel será usada pelo empregador apenas em casos excepcionais:

  • acesso a dados já anotados referentes a vínculos antigos;
  • consulta de dados referentes a contratos vigentes na data de publicação da Portaria (23/09/2019);
  • realização de anotações para empregadores ainda não obrigados a eSocial.

O que muda para o trabalhador?

Não é só o empregador que precisa ficar atento às mudanças da carteira de trabalho digital. O trabalhador também deve conhecer as regras e habilitar o documento o quanto antes, a fim de facilitar a consulta de informações e o relacionamento com a empresa onde atua. Veja abaixo os principais pontos de atenção para os colaboradores.

Validade da carteira física

Apesar de a carteira de trabalho digital substituir a física, a versão em papel não deixa de valer. O governo, inclusive, recomenda que o trabalhador guarde o documento para comprovação dos seus vínculos empregatícios e do tempo de serviço. Ter isso à mão é obrigatório em casos de saque do FGTS e no momento da aposentadoria, por exemplo.

Além disso, se o trabalhador for contratado por uma empresa que ainda não está no eSocial, a CTPS física será necessária para efetuar o registro.

Inconsistência nos dados

Como em qualquer transição, a mudança para a carteira de trabalho digital está sujeita a algumas falhas. Ao cruzar os dados da CTPS física com a virtual, o trabalhador pode notar informações incorretas no aplicativo.

Segundo a Secretaria Especial do Trabalho, sempre que o colaborador se deparar com alguma inconsistência, ele deve entrar em contato imediato com o empregador para a correção dos dados. A atualização deve ser feita sempre com base no que está anotado na CTPS tradicional.

Habilitação do documento

Uma dúvida recorrente sobre o assunto é: quem já tem a CTPS física pode ter a virtual? A resposta é sim.

A carteira de trabalho digital já está previamente emitida para todos os brasileiros e estrangeiros com CPF. Basta habilitar o documento pelo aplicativo e começar a usar.

Processo de admissão

O profissional não precisa mais apresentar a CTPS física ao ser contratado. É só informar ao empregador o número do CPF e o registro é realizado de forma totalmente digital, assim como todos os lançamentos de dados posteriores.

Número da carteira de trabalho

O número da CTPS em papel não consta na carteira de trabalho digital. Na versão eletrônica, o que vale é o CPF, simplificando o registro.

Como o RH deve orientar os colaboradores sobre a mudança?

Muitas pessoas ainda não sabem sobre essa mudança na carteira de trabalho, por isso o RH deve garantir que todos os colaboradores sejam devidamente informados.

Organize uma campanha interna sobre a carteira de trabalho digital, explicando seu funcionamento, sua importância e o passo a passo para habilitá-la. É importante manter parte da equipe sempre à disposição para orientações, já que assuntos como esse sempre geram muitas dúvidas.

Informe também os candidatos já no processo seletivo sobre as mudanças no processo de admissão. Dessa forma, todas as contratações, atualizações de dados e desligamentos serão feitos de forma muito mais simples e ágil.

Como vimos ao longo do artigo, a carteira de trabalho digital chegou para facilitar a vida dos empregadores e trabalhadores, mas é preciso ficar atento aos detalhes da mudança. Por isso, garanta que o RH e toda a equipe da sua empresa fiquem por dentro da novidade, a fim de evitar ruídos de comunicação e facilitar os processos no dia a dia.

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Fonte

www.vancecontabil.com.br

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